Basis · Kommunikation
Zusammenarbeit ohne Tool-Zirkus
Alles, was Teams täglich brauchen, in einer Oberfläche.
- Mail, Kalender und Aufgaben
- Chat, Teams und Kanäle
- Video mit Gastzugang
- Dateien und Online-Editor
Server in Deutschland · DSGVO-konform · Kein US Cloud Act
Die Alternative zu Microsoft 365, bei der Ihre Daten in Deutschland bleiben.
Coventis bündelt Mail, Chat, Dateien, Kalender, CRM und einen KI-Agenten in einer Plattform — betrieben auf einem Server Ihrer Wahl, unter Ihrer Kontrolle. Kein Zugriff durch US-Behörden, keine Auswertung Ihrer Inhalte. Besonders relevant für Kanzleien, Steuerberatungen, das Gesundheitswesen und jedes Unternehmen mit vertraulichen Mandantendaten.
Oder direkt schreiben: info@itservice-hensel.de — Antwort innerhalb eines Werktags.
workplace.itservice-hensel.de/dashboard
Funktionen
Ein System statt sieben Abos
Kein Zusammenstückeln aus Mail-Anbieter, Chat-Tool, Kalender, Cloud-Speicher und Videokonferenz-Software mehr. Ein Vertrag, eine Oberfläche, ein Ansprechpartner.
01 · Mail
Ihr bestehendes Postfach
IMAP/SMTP-Anbindung an Ihren vorhandenen Mailserver — inklusive Regeln, Abwesenheitsassistent, Signaturen, Spam-Erkennung und Adressbuch mit Mehrfachempfängern. Kein Anbieterwechsel nötig. Mail-Inhalte liegen dabei durchgehend AES-verschlüsselt in der Datenbank, dazu Lesebestätigungen, Rückgängig-machen beim Senden und Schnellschritte — so mächtig wie Outlook, aber ohne dass Ihre Inhalte je die eigene Infrastruktur verlassen.
workplace.itservice-hensel.de/mail
02 · Chat & Teams
Gespräche, Kanäle, Anrufe
Direktnachrichten und Team-Kanäle (Hubs) mit Profilbildern, Reaktionen und Bildschirmfreigabe. Videokonferenzen laufen separat als selbstgehostetes Video-Modul mit Gastzugang — ohne LiveKit-Cloud-Abhängigkeit. Als installierte App funktioniert Coventis auch offline weiter und synchronisiert automatisch, sobald die Verbindung wieder steht.
workplace.itservice-hensel.de/chat
03 · Dateien
Dokumente direkt bearbeiten
Word, Excel und PowerPoint öffnen sich im Browser über einen integrierten Online-Editor — mit Freigaben pro Ordner oder Datei, intern wie extern.
workplace.itservice-hensel.de/dateien
04 · Kalender & Aufgaben
Termine, die zusammenpassen
Ein Kalender pro Team, verknüpft mit Videokonferenzen und Mail-Einladungen — plus Aufgabenverwaltung mit Erinnerungen.
/kalender
/aufgaben
05 · CRM & Vertrieb
Kunden und Vertrieb im selben System
Kundenverzeichnis mit Ansprechpartnern, Vertriebs-Pipeline als Kanban-Board und Aktivitätshistorie (Anrufe, Termine, Notizen) — freigebbar pro Kollege, ohne separates CRM-Abo.
Vertriebs-Pipeline
Neu3 Vorgänge
Qualifiziert2 Vorgänge
Angebot4 Vorgänge
Verhandlung1 Vorgang
Gewonnendiesen Monat
06 · Administration
Volle Kontrolle, klar erklärt
Rollen, Rechte, Backups, Speicherplatz und Systemzustand an einem Ort — mit Klartext-Erklärungen statt Fachbegriffen.
07 · Datenhoheit
Server in Deutschland, volle Kontrolle
Details dazu, was das für Ihre Daten konkret bedeutet, finden Sie auf der Seite Datensicherheit.
08 · Personalverwaltung
Urlaub, Feiertage, Personalakte
Urlaubsanträge mit Vertretungsregelung, Feiertagskalender je Standort und digitale Personalakte — statt Excel-Listen und Papierordnern.
09 · Produkte & Ideen
Produktkatalog, Ideen, Bugs
Interner Produktkatalog fürs Marketing-Team, dazu eine gemeinsame Sammelstelle für neue Produktideen und gemeldete Bugs — mit Status und Kommentaren.
10 · Offline-fähig
Funktioniert auch ohne Verbindung
Als installierte App bleiben Mail, Kalender, Aufgaben und Dateien auch ohne Internet nutzbar — ungewöhnlich für Groupware und ein echter Unterschied zu reinen Cloud-Suiten.
Mit Ihnen skalieren
Heute Kommunikation. Morgen Ihr digitales Betriebssystem.
Coventis ist modular aufgebaut. Sie starten schlank und aktivieren zusätzliche Bereiche erst dann, wenn Ihr Team sie wirklich braucht.
Pro · Automatisierung
KI, die Prozesse weiterbringt
Der KI-Agent verbindet Informationen, Aufgaben und externe Systeme.
- Workflow-Editor
- Dokumente auswerten und ablegen
- Externe APIs und Webhooks
- Rollenbasierte Übergaben
Add-on · CRM
Vom Kontakt zum Abschluss
Vertrieb arbeitet direkt neben Mail, Kalender und Aufgaben.
- Kunden und Ansprechpartner
- Kanban-Vertriebspipeline
- Aktivitäten und Notizen
- Eigene Produkte und Angebote
Add-on · HR
Personal sauber organisiert
Urlaub und Personalunterlagen dort, wo Mitarbeitende ohnehin arbeiten.
- Urlaubsansprüche und Anträge
- Freigabe durch Vorgesetzte
- Feiertage je Mitarbeiterstandort
- Digitale Personalakten
Add-on · Marketing
Ideen in Umsetzung bringen
Produktkatalog, Kampagnenideen und Feedback bleiben für das Team nachvollziehbar.
- Produktkatalog
- Ideen- und Bug-Sammlung
- Status und Kommentare
- Verknüpfung mit Kundenarbeit
Desktop · macOS
Coventis als native App
Für Teams, die lieber in einer fokussierten Desktop-Anwendung arbeiten.
- Direkter Zugriff ohne Browser-Tab
- Optimiert für den Arbeitsalltag
- Ein Login für alle Module
- Auf Ihre Coventis-Instanz zugeschnitten
Kein Lock-in: Module werden pro Installation lizenziert und können später ergänzt werden. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Daten, Ihre Nutzer und den Ausbau Ihrer Coventis-Umgebung.
Datensicherheit
Ihre Daten bleiben in Deutschland — ohne Wenn und Aber
Bei US-Cloud-Anbietern liegen Ihre Mails, Dokumente und Chatverläufe faktisch außerhalb Ihrer Kontrolle — inklusive potenziellem Zugriff durch US-Behörden über den US Cloud Act, unabhängig davon, wo der Rechenzentrumsstandort formal liegt. Coventis schließt dieses Risiko strukturell aus: der Betrieb erfolgt auf einem Server Ihrer Wahl, in Deutschland, unter Ihrer eigenen Kontrolle.
Auf einen Blick
ServerstandortDeutschland, Ihre Wahl
Betreiber der InfrastrukturSie selbst
US Cloud Actnicht anwendbar
DSGVOkonform per Architektur
Mail-InhalteAES-verschlüsselt in der DB
Backupsverschlüsselt, automatisiert
Admin-Aktionenlückenlos protokolliert
Auswertung Ihrer Inhaltefindet nicht statt
Im Vergleich zur üblichen US-Cloud-Suite
| Merkmal | Coventis | Typische US-Cloud-Suite |
|---|---|---|
| Serverstandort | von Ihnen bestimmt (DE) | meist außerhalb der EU |
| Zugriff durch Dritt-Behörden | ausgeschlossen | über US Cloud Act möglich |
| Auswertung von Inhalten | nein | teils für KI-Training/Produktverbesserung |
| Mail-Verschlüsselung in der Datenbank | AES, durchgehend | meist unverschlüsselt abgelegt |
| Vertragspartner | deutsches Unternehmen | US-Konzern, deutsche Tochter |
| Kündigung/Datenexport | jederzeit, vollständig | oft eingeschränkt |
Besonders relevant für Kanzleien, Steuerberatungen, das Gesundheitswesen, Behörden-nahe Dienstleister und jedes Unternehmen mit vertraulichen Mandanten- oder Kundendaten — überall dort, wo „irgendwo in der Cloud" keine akzeptable Antwort auf die Frage „wo liegen unsere Daten?" ist.
Der KI-Agent
Automatisierung, die wirklich etwas tut
Kein Chatbot, der nur Fragen beantwortet — ein Workflow-Motor, der Aufgaben an die richtige Person vergibt, Dokumente erzeugt und externe Systeme anspricht. Läuft auf Wunsch komplett selbst gehostet — Ihre Dokumente und Gesprächsverläufe gehen dabei nicht an OpenAI, Anthropic oder eine andere externe KI-Cloud.
01
Prozess beschreiben oder importieren
Per Formular anlegen oder eine bestehende Ablaufbeschreibung per KI übernehmen lassen.
02
Dokumente auswerten lassen
Hochgeladene Dateien werden gelesen, Felder extrahiert und in Vorlagen eingesetzt.
03
An die richtige Rolle übergeben
Eine Aufgabe erscheint automatisch bei der zuständigen Person — inklusive Benachrichtigung.
04
Externe Systeme einbinden
Der Workflow kann Ihr CRM, ein Webhook oder eine andere API direkt aufrufen.
05
Ergebnis automatisch ablegen
Das fertige Dokument landet ohne weiteren Klick am vereinbarten Ort.
Beispiel: Angebotsprozess
Anfrage eingegangenerledigt
Angebotsentwurferledigt
Freigabe Vertriebwartet
Dokument erzeugengeplant
Ablage & Versandgeplant
Preise
Pro Nutzer, transparent gestaffelt
Einrichtung und Migration werden separat und projektbezogen angeboten. Videokonferenzen werden als eigenes, selbstgehostetes Add-on kalkuliert. Keine versteckten Zusatzkosten für Speicherplatz oder Support-Anfragen.
Basis
7 €/Nutzer/Monat
Für Teams, die zunächst nur die Kommunikations-Suite ablösen möchten.
- Mail, Kalender, Aufgaben
- Chat, Teams & Kanäle
- Video als separates Add-on buchbar
- Dateien mit Online-Editor
Pro
15 €/Nutzer/Monat
Basis plus der KI-Agent für Automatisierung — die meistgewählte Variante.
- Alles aus Basis
- KI-Agent mit Workflow-Editor
- Anbindung externer APIs
- Automatische Dokumenten-Ablage
Video Add-on
3 €/Nutzer/Monat
Selbstgehostete Videokonferenzen auf Ihrer Infrastruktur – unabhängig von Coventis Basis oder Pro.
- LiveKit auf Ihrem Server
- Gastzugang und Einladungslinks
- Eigener Video-Endpunkt
- Aufzeichnungen separat kalkulierbar
Individuell
Auf Anfrage
Für eigene Server, individuelle Automatisierungen oder besondere Compliance-Anforderungen. Sie erhalten vorab ein vollständiges, verbindliches Angebot — keine Überraschungen nach Vertragsschluss.
- Betrieb auf eigener Infrastruktur
- Migration & Einrichtung durch uns
- Individuelle Workflows
- Persönlicher Ansprechpartner
Über uns
Gebaut wie ein Werkzeug, nicht wie eine Plattform
Wir glauben, dass Unternehmenssoftware der Firma gehören sollte, die sie nutzt — nicht umgekehrt.
§1
Daten bleiben bei Ihnen
Keine Nutzungsdaten wandern zu Dritten. Betrieb auf Servern Ihrer Wahl, in Deutschland oder bei Ihnen im Haus.
§2
Automatisierung statt Chatbot
Der KI-Agent führt echte Arbeitsschritte aus — er beantwortet nicht nur Fragen über sie.
§3
Ein System, kein Flickenteppich
Mail, Chat, Dateien und Automatisierung teilen sich Nutzer, Rollen und Rechte — einmal eingerichtet statt fünfmal.
§4
Klartext statt Fachbegriffe
Die Administration erklärt, was ein Feld bewirkt — anstatt vorauszusetzen, dass Sie es bereits wissen.
Kontakt
Live-Demo statt Prospekt
Zeigen Sie uns kurz, wie Ihr Team heute arbeitet — wir zeigen Ihnen, was sich damit automatisieren lässt.
Direkt
E-Mailinfo@itservice-hensel.de
Antwortzeit< 1 Werktag
Demo-Dauer30 Minuten